La importancia del Inventario de Recursos Humanos

Mtro. Ismael Alavez Torres / Política y Administración Pública

El registro exhaustivo de información básica sobre el personal que forma parte de una organización se conoce como inventario de recursos humanos. Este recurso proporciona no solo a las empresas sino al propio sector público, una comprensión completa de su fuerza laboral, permitiéndoles identificar tanto las fortalezas como las áreas de mejora de sus empleados. Asimismo, les ayuda a tomar decisiones bien fundamentadas respecto a la asignación de responsabilidades, la planificación de la sucesión y el desarrollo del talento.

Dentro de este inventario se incluyen diversos elementos, tales como:

1.- Detalles generales del empleado:

• Información personal: Comprende datos de identificación como número de identificación, nombre completo, fecha y lugar de nacimiento, edad, nacionalidad, género, estado civil, dirección de residencia y números de contacto.

• Información familiar: Consiste en datos relativos a los familiares directos del empleado, como padres, cónyuge e hijos.

2.- Historial laboral:

• Registro de los antecedentes laborales del empleado, que abarca las empresas en las que ha trabajado, fechas de inicio y finalización de empleo, puestos desempeñados y responsabilidades llevadas a cabo.

3.- Historial académico:

• Educación formal: Grado académico, institución educativa, especialización, período de estudio y títulos obtenidos.

• Cursos adicionales o capacitaciones: Programas de formación específicos, seminarios, certificaciones y otras actividades de aprendizaje relevantes para el puesto de trabajo.

• Logros académicos: Reconocimientos, premios, becas u otras distinciones relacionadas con el desempeño académico.

Incluir el historial académico en el inventario de recursos humanos permite a los empleadores tener una comprensión más completa de las habilidades y calificaciones de sus empleados, lo que puede ser útil para la asignación de tareas, la identificación de oportunidades de desarrollo y la planificación de la sucesión dentro de la organización.

¿Cuáles son sus ventajas?

El inventario de recursos humanos ofrece varias ventajas importantes: para las organizaciones:

Planificación de la fuerza laboral:

• Permite anticipar sus necesidades de personal y planificar la contratación, capacitación y retención de empleados de manera estratégica.

• Facilita la identificación de brechas en habilidades y competencias, lo que ayuda a tomar decisiones informadas sobre la formación y el desarrollo del talento.

Gestión del desempeño:

• El inventario de recursos humanos permite evaluar el desempeño individual y colectivo de los empleados.

• Ayuda a identificar a los empleados destacados y a aquellos que requieren apoyo o intervención para mejorar su rendimiento.

Sucesión y promoción:

• Facilita la identificación de posibles sucesores para puestos clave dentro de la organización.

• Permite una planificación efectiva para la promoción interna y el desarrollo de líderes.

Cumplimiento legal y administrativo:

• El inventario mantiene registros precisos y actualizados, lo que es esencial para cumplir con las regulaciones laborales y fiscales.

• Ayuda a gestionar licencias, permisos y otros aspectos administrativos relacionados con el personal.

Mejora de la comunicación y la colaboración:

• Proporciona una visión integral de la fuerza laboral, lo que facilita la comunicación entre departamentos y equipos.

• Permite una asignación más eficiente de tareas y proyectos.

Implementar un inventario de recursos humanos en la administración pública del estado de San Luis Potosí, o en cualquier otra organización no gubernamental, es crucial por varias razones:

1.- Optimización de recursos: Permite una gestión más eficiente de los recursos humanos al contar con información detallada sobre las habilidades, experiencias y disponibilidad de los empleados públicos. Esto facilita la asignación adecuada de tareas y responsabilidades, evitando duplicaciones o subutilización de talento.

2.- Planeación estratégica: Con un inventario de recursos humanos, las autoridades pueden planificar de manera más efectiva el desarrollo y la capacitación del personal para satisfacer las necesidades presentes y futuras del sector público. Esto incluye la identificación de áreas donde se requieren más empleados o donde se necesitan habilidades específicas.

3.- Transparencia y rendición de cuentas: El tener un registro claro de los recursos humanos disponibles en el sector público promueve la transparencia en la asignación de recursos y en la toma de decisiones relacionadas con la contratación, promoción y asignación de responsabilidades. Esto contribuye a fortalecer la rendición de cuentas y la confianza de los ciudadanos en las instituciones gubernamentales.

4.- Mejora en la gestión del desempeño: Al contar con información detallada sobre las competencias y desempeño de los empleados públicos, es posible implementar sistemas de evaluación más efectivos y justos, lo que puede llevar a una mejora continua en la calidad de los servicios gubernamentales.

5.- Reducción de costos: Un inventario de recursos humanos bien gestionado puede ayudar a identificar áreas de redundancia de personal o necesidades de capacitación específicas que, al abordarse adecuadamente, pueden conducir a una reducción de costos a largo plazo.

6.- Promoción de la igualdad de oportunidades: Al contar con información precisa sobre el personal, se pueden implementar políticas y programas para promover la diversidad, la inclusión y la igualdad de oportunidades dentro del sector público, garantizando que todas las personas tengan acceso equitativo a empleo y desarrollo profesional.

Cuando se piensa que el activo más importante de su Institución, no es su fuerza laboral, se contrata por honorarios en lugar de fortalecer las estructuras sin entender los varios efectos negativos en el sector público:

• Inestabilidad laboral: Los trabajadores contratados por honorarios pueden enfrentar una mayor inestabilidad laboral, ya que sus contratos suelen ser temporales y sujetos a renovación, lo que puede generar incertidumbre en cuanto a su empleo a largo plazo.

• Falta de compromiso: Los empleados contratados por honorarios pueden sentirse menos comprometidos con la organización y sus objetivos, ya que no tienen la misma seguridad laboral ni los mismos beneficios que los empleados permanentes. Esto puede afectar su motivación y productividad.

• Desigualdad laboral: La contratación por honorarios puede crear una división entre los empleados permanentes y los contratados, lo que puede generar tensiones y conflictos dentro de la organización. Además, los trabajadores contratados por honorarios suelen recibir menos beneficios y protecciones laborales que los empleados permanentes, lo que puede contribuir a la desigualdad laboral.

• Menor calidad en los servicios: La falta de estabilidad laboral y compromiso por parte de los trabajadores contratados por honorarios puede afectar la calidad de los servicios públicos prestados, ya que estos empleados pueden tener menos incentivos para desempeñarse de manera óptima.

• Costos adicionales: Aunque la contratación por honorarios puede parecer inicialmente más económica que la contratación de empleados permanentes, a largo plazo puede resultar en costos adicionales debido a la rotación de personal, la capacitación constante de nuevos empleados y la posible disminución en la eficiencia y calidad de los servicios.

La contratación por honorarios sin fortalecer las estructuras laborales puede tener efectos negativos en la estabilidad laboral, el compromiso de los empleados, la igualdad laboral y la calidad de los servicios públicos, lo que a su vez puede afectar negativamente la eficiencia y la efectividad del sector público en el estado de San Luis Potosí.

Es crucial mantener actualizado el inventario de recursos humanos para asegurar que la información contenida en él sea relevante y beneficiosa para la toma de decisiones. En la actualidad, este inventario ha adquirido una importancia significativa como herramienta indispensable para potenciar las capacidades y habilidades de los empleados, lo cual contribuye al éxito global de la empresa en la consecución de sus objetivos.