La eficiencia gubernamental en el área de calidad regulatoria y efectividad del buen gobierno se caracteriza por una evolución continua, con indicadores de alto poder de acuerdo a estudios del Banco Mundial e IMCO (Instituto Mexicano de Competitividad), en particular con el desempeño de sus funciones gubernamentales. A diferencia del resto de los países miembros de la OCDE (Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico), México aunque ya invierte un alto porcentaje del presupuesto público en mejoras y servicios regulatorios, aún se enfrenta a desafíos considerables.
Buscando impulsar el proceso de sistematizar la gestión administrativa de los diversos tipos de juicios, el proyecto parte de una propuesta tecnológica para diseñar e implementar una nueva herramienta que permita mejorar las prácticas de control de los asuntos que se tramitan en segunda instancia de manera concreta en la Tercera Sala y de expedientes electrónicos, así como su equipamiento con tecnología de vanguardia.
La competitividad de una región es el resultado del desarrollo de estrategias que impulsen las fortalezas y disminuyan las debilidades relativas y fomente las mejores prácticas como esencia de la agenda estratégica que el estado de San Luis Potosí en su Plan Estatal de Desarrollo 2015 – 2021, considera en uno de sus cinco ejes relacionados con “gobierno eficiente, transparente, honesto y austero”.
l Asegurar que el proceso de administración de justicia sea transparente, equitativo y controlable.
l Asegurar la constante optimización del uso de los recursos públicos en la administración de la justicia como respuesta a las exigencias de servicios más efectivos, más equitativos y de mayor calidad al justiciable.
l Promover y desarrollar mecanismos internos para mejorar el desempeño de los servidores judiciales.
Con la instrumentación de este proyecto, el Poder Judicial del Estado de San Luis Potosí, busca laborar con la ideología de la calidad, de la eficiencia en sus procedimientos administrativos y jurisdiccionales a través de nuevos sistemas internos de trabajo, con políticas y responsabilidades claras y precisas, mismas que sentarán la base permanente para realizar sus actividades, al ser autorizadas por el Consejo de la Judicatura, que cuente con la suficiente estabilidad para atender y resolver los distintos asuntos que presenta la ciudadanía, enfocando sus recursos a la satisfacción de las demandas de la sociedad a través de nuevas tecnologías de la información.
Éste proyecto, se constituye como una propuesta de cultura organizacional y la participación activa y compromiso de todo el personal, con la finalidad de mejorar el registro, control y procesamiento de los asuntos que se tramitan ante los juzgados civiles, mercantiles y familiares del primer Distrito Judicial incorporando métodos modernos para la expedita y eficaz impartición de justicia.
La instalación del sistema y la capacitación del personal en sus actividades específicas representaron la primera etapa del proyecto cuya meta es utilizar la tecnología para que los justiciables y sus representantes consulten sus asuntos desde cualquier equipo informático que se encuentre conectado a Internet. La tecnología es una herramienta que permitirá modernizar los órganos jurisdiccionales para que sea más eficiente y operativa permitiendo que el SICEE tenga un funcionamiento óptimo.
En el desarrollo de este proyecto se han elaborado los Manuales de Procedimientos Administrativos para cada uno de los Ramos civiles, mercantiles y familiares en el que se determinaron los procedimientos esenciales y las actividades secuenciadas que se realizan dentro de los juzgados del primer Distrito Judicial.
En la segunda fase se espera liberar y poner en operación el Sistema Informático de Control de Expedientes Electrónicos en la Tercera Sala.
Objetivo General
Desarrollo de sistemas de gestión claves y actualización de expedientes electrónicos de los juicios en materia civil, mercantil y familiar a través de la elaboración de manuales de procedimientos y sistema de gestión administrativos, enfocado a los juzgados de primera instancia del primer distrito judicial del Estado de San Luis Potosí, con sede en la capital, así como un sistema informático para el control de gestión y expediente electrónico mediante la incorporación de documentos digitalizados con versión web, y del equipamiento necesario de dichos juzgados.
Objetivos Específicos
l Estandarizar procesos administrativos claves e implementarlos en los juzgados, así como su mantenimiento a través del tiempo.
l Generar una plataforma tecnológica que permita la gestión de procesos, almacene los datos generados por cada usuario y permita el monitoreo de su desempeño.
l Generar una plataforma para usuarios que cuente con la capacidad de sincronizar y almacenar las estadísticas por caso y usuario y de gestionar archivos adicionales.
l Diseñar y desarrollar una interfaz gráfica mediante una arquitectura que facilite la interacción usuario interno/externo y que resulte amigable e intuitivo para cualquiera de los usuarios.
l Implementar un diseño responsivo que permita una navegación flexible de los archivos dependiendo del sistema operativo y/o dispositivos móviles, permitiendo que la plataforma responda a las capacidades tecnológicas del usuario.
l Introducir una comunicación ininterrumpida mediante la adaptación en la manera de acceder a los expedientes y generar estadísticas.
l Innovar en la capacidad de monitorear el rendimiento de cada usuario/caso a través de la evaluación y generación de estadísticas personalizada que midan su desempeño en cada órgano del poder judicial.
l Elaborar manuales de usuario describiendo sus características y especificaciones técnicas de los sistemas desarrollados.
Antecedentes.
El Poder Judicial del Estado, ha realizado las reformas y adecuaciones necesarias que la Institución ha requerido para enfrentar los nuevos retos que requiere una sociedad cada vez más informada y buscadora de justicia, a través de la capacitación de los servidores judiciales, y del equipamiento de los órganos judiciales y mejoramiento de los espacios en que se administra la justicia.
Así, buscando la mejora continua de la institución y aprovechando las experiencias en la implementación del Proyecto “Desarrollo de una plataforma de gestión y expedientes electrónicos para juicios mercantiles”, se incorporaron a los Juzgados de Primera Instancia de la capital del estado de San Luis Potosí estándares en los procesos y equipamiento de sistemas de cómputo y digitalización que permitieron la eficiente manera de integrar los procesos del control de sus expedientes electrónicos, mejorando su interacción y reporte de desempeño.
A partir del año 2015, se fueron incorporando al Sistema Informático para el Control de Expedientes Electrónicos, (SICEE) la Oficialía de Partes Común, los juzgados Civiles, Mercantiles y en 2018 los juzgados Familiares de Primera Instancia en la capital del estado, y en 2019 el Área de Ejecuciones, trabajando actualmente en su implementación en la Tercera Sala del Supremo Tribunal de Justicia.
Por otra parte, nuestra realidad ha demostrado que el uso de los medios electrónicos ya no es una alternativa de comunicación, sino que representan un mecanismo indispensable en el Poder Judicial, puesto que su utilización en relación con los usos tradicionales de atención, puede llegar a ser más económica, rápida, eficiente y confiable.
La integración de tecnologías de la información a la sociedad, ha determinado replantear la forma en la que se efectúan los trámites, servicios, actos y procedimientos en el Poder Judicial. Estos han visto en el uso de las tecnologías, la optimización de los procesos y la mejora continua de su quehacer cotidiano.
En la actualidad, al referirse a medios electrónicos no solamente significa hablar de modernidad y avance tecnológico, sino que implica ahorro, cobertura y simplificación.
Al poner en perspectiva el desarrollo de los nuevos sistemas tecnológicos en el Poder Judicial, el expediente electrónico y las notificaciones por correo electrónico, permiten un cambio completo en la administración de justicia, dado que son herramientas que mejoran nuestro trabajo, optimizan recursos y benefician a la sociedad.