¿Cómo detectar y evitar errores en el complemento de pago?

Cada detalle cuenta cuando se trata del complemento de pago, y un mínimo error en su gestión podría afectar tu la relación con el SAT y poner en riesgo la estabilidad financiera de tu empresa.

Si eres capaz de detectar un fallo antes de que escale, marcarás la diferencia entre un proceso fiscal fluido y una multa inesperada, la cuestión es: ¿De qué manera hacerlo? En nuestro artículo, descubrirás cómo prevenir, identificar y corregir cualquier equivocación con el objetivo de que tu gestión fiscal sea impecable.

¿En qué radica la importancia del complemento de pago?

Para las pequeñas y medianas empresas, así como para contadores y profesionales autónomos, el complemento de pago se ha convertido en un documento útil para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales en México.

Dicho comprobante, asociado a un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), es requerido cuando el pago por bienes o servicios no se realiza en una sola exhibición. En sí, su objetivo es que la autoridad fiscal tenga registro detallado de los pagos para evitar discrepancias y reportar de forma correcta los impuestos correspondientes.

Sin su emisión, las organizaciones corren el riesgo de enfrentarse a multas entre 400 y 600 pesos por comprobante omitido, o la posibilidad de perder el derecho a la deducción del IVA.

Los errores más comunes

Comencemos por lo siguiente: no emitirlo dentro del plazo establecido por la normativa fiscal. De acuerdo a la ley, debe ser expedido a más tardar el quinto día natural del mes siguiente al que se recibió el pago, no obstante, emitirlo fuera del periodo marcado, puede acarrear sanciones y, en casos más graves, la restricción del certificado de sello digital, lo cual, a su vez, imposibilitaría la emisión de CFDI.

Otro error frecuente es no registrar de forma apropiada la información en los campos obligatorios, pues datos como la fecha del pago, el monto, y los detalles de la transacción tienen que estar alineados, sin falta, con la factura original.

Igualmente, es indispensable que evites omisiones al declarar los impuestos retenidos o trasladados, en especial cuando se manejan pagos en parcialidades o diferidos, ya que cualquier inconsistencia dará pie a la generación de conflictos fiscales.

Recurrir a un software administrativo es una opción que podría ahorrarte dolores de cabeza, pero más adelante te contaremos la razón.

Pasos para detectar equivocaciones

Si quieres que tus operaciones fiscales se mantengan dentro de los márgenes de cumplimiento, entonces lee con atención los puntos focales que te brindaremos con el objetivo de que lleves un manejo controlado del complemento de pago:

?     Revisa que la información sea correcta. Antes de generar el complemento de pago, verifica que todos los datos del CFDI original no estén erróneos, incluyendo el UUID (Identificador Único Universal) y la relación entre el comprobante emitido y el pago recibido.

?     Constata los datos del pago. El complemento tiene que incluir detalles precisos del pago recibido, como la fecha, el monto, la moneda y la forma de pago. Cualquier discrepancia en estos campos, puede generar errores que afecten la deducción o acreditamiento del IVA.

?     Alíate con la tecnología: La implementación de soluciones como las diseñadas por Siigo Aspel te permitirán validar de modo automático los datos del complemento de pago antes de su envío y minimizar el riesgo de errores humanos, tanto de omisión, como al momento de capturar.

?     Monitorea los plazos de emisión: No olvides llevar un control de los tiempos, ya que no cumplir con las fechas estipuladas, puede derivar en multas y sanciones.

Buenas prácticas para gestionar el complemento de pago

Aunque ya abordamos la automatización como una alternativa que no te ponga en la mira de las autoridades fiscales, existen otros caminos que conviene tomar en consideración para que este tema no sea una fuente de estrés constante. ¡Conócelos!

?     Capacitación continua: Las normativas cambian con frecuencia, por lo tanto, se recomienda que los responsables de la emisión de CFDI se mantengan al pendiente de las últimas novedades, de ese modo, las equivocaciones resultarán menos frecuentes.

?     Realiza auditorías internas: Haz lo posible por establecer un protocolo de auditorías internas para revisar de forma periódica los CFDI y complementos de pago emitidos; así, detectarás errores antes de que el SAT se adelante.

?     Recurre al asesoramiento especializado: Si sientes que lo necesitas, busca el apoyo de expertos fiscales, o bien, a un buen proveedor de una plataforma contable que no te desampare cuando del cumplimiento fiscal se trate.

Conclusiones

Al final del día, prestarle atención adicional a los procesos que llevas a cabo y que no se te escape nada de las nuevas regulaciones del SAT, te salvará de contratiempos; asimismo, potenciará el flujo de tus operaciones y fortalecerá la relación con tus clientes.

Con un poco de paciencia y apertura a la innovación, tu historial de penalizaciones continuará impecable.