La tecnología transforma el registro de la jornada laboral

Registrar la hora de entrada, salida y los descansos de los trabajadores ya no requiere necesariamente una libreta, una hoja de cálculo o un reloj checador. Las plataformas digitales permiten centralizar estos datos, automatizar tareas administrativas y generar registros que ayudan a organizar turnos, calcular horas extra y detectar incidencias, explica en entrevista Alberto Quintana, director del hub norte de Cegid en América Latina.

México implementa registro electrónico obligatorio en 2027

En México, esta tecnología cobrará relevancia con la entrada en vigor de la obligación de llevar un registro electrónico de la jornada laboral, prevista para enero de 2027.

El cambio va más allá de sustituir el papel por una pantalla. Estas herramientas conectan la información sobre asistencia con los sistemas de nómina y recursos humanos, lo que permite reducir la captura manual de datos y facilitar el seguimiento de las horas trabajadas. Sin embargo, su utilidad depende de la calidad de los registros, la forma en que se interpretan y las medidas para proteger la información de los empleados.

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Las plataformas de gestión del tiempo laboral pueden registrar entradas, salidas y descansos mediante aplicaciones móviles, portales web, tarjetas electrónicas o dispositivos biométricos. También permiten administrar ausencias, vacaciones y turnos, así como consultar las horas extraordinarias acumuladas.

Un ejemplo es Cegid Visualtime, una herramienta que permite gestionar el tiempo de trabajo a través de distintas modalidades de registro, como aplicaciones móviles, portales web y dispositivos biométricos. Su funcionamiento permite automatizar tareas administrativas, organizar turnos y concentrar información que puede utilizarse para tomar decisiones sobre la operación de una empresa.

Trazabilidad y seguridad en registros digitales laborales

La información puede conectarse con los sistemas de nómina y otras herramientas empresariales mediante interfaces de programación de aplicaciones (API) o intercambios seguros de archivos. De esta manera, los datos registrados pueden utilizarse en otros procesos administrativos sin tener que capturarlos nuevamente, indica Quintana.

El directivo señala que esta evolución también ha cambiado el propósito de las herramientas, que pasaron de contabilizar horas a facilitar la organización de la fuerza laboral. Los datos pueden ayudar a identificar incidencias, revisar la distribución de los turnos y evaluar si las horas extraordinarias responden a necesidades operativas.

No obstante, registrar más información no significa automáticamente trabajar mejor. Para que estos sistemas contribuyan a la productividad, las empresas necesitan analizar los resultados y tomar decisiones que eviten cargas de trabajo innecesarias.

Con la reforma laboral, las empresas deberán contar con un registro electrónico de la jornada que permita documentar los horarios y entregar la información a la autoridad cuando corresponda. En este contexto, la trazabilidad adquiere especial importancia: el sistema debe permitir identificar los cambios realizados y quién los autorizó.

"Si hay algún incidente y un colaborador no registró adecuadamente una entrada o salida, un supervisor puede hacer un ajuste, pero siempre tiene que quedar la trazabilidad de que hubo una modificación por parte de alguien autorizado", explica Quintana.

Este mecanismo puede ayudar a contrastar las horas trabajadas con las reportadas para el pago de tiempo extraordinario. También permite documentar discrepancias y evitar que una corrección quede registrada sin explicación.

La información, sin embargo, debe reflejar lo que realmente ocurrió. Un registro digital no garantiza por sí mismo que los horarios sean correctos ni que todas las horas trabajadas se hayan contabilizado; hacen falta procedimientos claros para reportar y resolver incidencias.

La digitalización también plantea preguntas sobre la protección de los datos laborales. Los registros de asistencia pueden revelar horarios, ausencias y patrones de actividad, por lo que las organizaciones necesitan establecer quién puede consultarlos, con qué finalidad y durante cuánto tiempo deben conservarse.

Quintana dice que las plataformas de este tipo incorporan medidas de seguridad en la infraestructura, además de auditorías y evaluaciones periódicas de vulnerabilidades. En el caso de Visualtime, refiere el uso de servicios en la nube y procesos de certificación de seguridad.

Pero la protección tecnológica no sustituye las obligaciones legales ni las políticas internas. Las empresas deben limitar los accesos, proteger las credenciales y evitar que la información se utilice para fines distintos de los justificados.

Estas herramientas también pueden facilitar el acceso de los trabajadores a sus propios registros, la consulta de horas extra y la solicitud de vacaciones o permisos. El reto es que la tecnología permita documentar la jornada con transparencia y agilizar trámites sin convertir el registro horario en una vigilancia indiscriminada.

De esta forma, la digitalización del tiempo laboral abre la posibilidad de administrar mejor los horarios y reducir tareas repetitivas, pero su valor dependerá tanto de la tecnología como de las reglas con que se utilice, expresó Quintana.